ابزاری برای اطلاع رسانی به مخاطبان خاص با علایق مشترک درباره رویدادها، گزارش ها یا اخبار مرتبط با یک موضوع یا حوزه سازمانی است. یک نشریه داخلی، بولتن سازمانی، مجله دوره ای یا حتی یک اطلاعیه خبری در سازمان، خبرنامه به شمار می رود.
از زمان رواج نشر رومیزی در دهه ١٩٨٠ تاکنون هزاران نوع خبرنامه تهیه و چاپ شده است. با ظهور اینترنت، نوع جدیدی از خبرنامه ها با عنوان خبرنامه الکترونیک ایجاد شد. این خبرنامه ها به دلیل رایگان بودن، یکی از امکانات جذاب وب سایت های سازمان ها و شرکت هاست و باعث تعامل بین روابط عمومی با مخاطبان و مشتریان می شود. برای کارآیی و تاثیرگذاری خبرنامه ها، روش های متفاوتی وجود دارد و از فناوری های مختلف استفاده می شود. در ادامه گزارش تکنیک های طراحی و ارسال خبرنامه الکترونیک تشریح و نرم افزارهای موجود در این زمینه معرفی شده است.
از دیگر محورهای این گزارش می توان به فرآیند تولید و ارسال خبرنامه الکترونیک، نقش خبرنامه الکترونیک در کمک به بازاریابی الکترونیک، نقش خبرنامه الکترونیک در جذب مخاطبان و مشتریان، نحوه تولید و انتشار خبرنامه الکترونیک، اشاره کرد.
انواع خبرنامه به لحاظ محتوا
وجود یک منبع ارتباطی و اطلاع رسانی در نهاد روابط عمومی و ایجاد بستر مناسب در قالب به کارگیری ابزار صحیح به نام خبرنامه، در واقع یک نیاز و ضرورت در مدیریت محسوب می شود. البته آن چه در برقراری ارتباط و اطلاع رسانی مهم و اساسی تلقی می شود، وجود یک رابطه منطقی بین شکل و محتواست و اگر صرفا خبرنامه به عنوان یک ابزار ارتباط جمعی در امر آموزش، آگاه سازی، شفاف سازی و ارتقا بخشی دانسته ها و اطلاعات نتواند به درستی نقش خود را ایفا کند، این امر موجب اتلاف وقت و هدر رفتن سرمایه خواهد شد.
خبرنامه ها به لحاظ محتوایی می تواند شامل این موارد باشد
١ -خبرنامه یا گزارش های کاری که به عنوان ابزار ارتباط داخلی یک سازمان، اطلاعات مربوط به اعضای سازمان را منتشر می کند.
٢ – نشریه یک سازمان غیر انتفاعی یا سیاسی که خوانندگان خود را به یک اقدام خاص ترغیب می کند .
٣ – نشریه ای که به عنوان ابزار تبلیغاتی روابط عمومی یک سازمان تهیه می شود .
۴ – خبرنامه ای که مبتنی بر مقاله است و اطلاعاتی را درباره یک موضوع خاص به گروهی از مخاطبان ارائه می دهد.
۵ – خبرنامه ای که حاوی دعوت نامه برای اشخاص یا خبرنگاران برای حضور در یک نشست یا همایش است.
گام های اساسی در نوشتن خبرنامه
اگر بتوانید یک نامه یا یادداشت برای شخصی بنویسید، می توانید خبرنامه هم بنویسید. حتی از این هم ساده تر است. اگر بتوانید با کلام، مقصود خود را برسانید، می توانید خبرنامه خود را تهیه کنید. باید مطمئن باشید که مطالب ارزشمندی را در خبرنامه خود قرار می دهید. بنابراین تحقیق و بررسی کنید و برای به دست آوردن محتوای خبرنامه وقت بگذارید. اگر مطالب همه شماره ها غنی باشد، مشترکان کم کم به خبرنامه شما اعتماد می کنند.
تهیه یک الگو برای خبرنامه
هر نشریه ای بخش های ثابتی دارد که در هر شماره ارائه می شود. بخش های ثابت خبرنامه ها شامل سرعنوان و نام، نوع حروفچینی، سرصفحه و فهرست مطالب، شماره پیاپی، تاریخ، سرستون ها، لگوها، کلیشه ها و شناسنامه خبرنامه است. معمولا در نشر رومیزی، نخست یک الگوی کامل از نشریه را در رایانه تعریف می کنند تا بدین ترتیب صفحه آرایی شماره های بعدی راحت تر باشد.
این الگو ساختار و کارکرد بولتن را مشخص می کند. هرگاه الگو را در اختیار داشته باشید، به آسانی می توانید نسخه های مشابهی از آن تهیه کنید.
خبرنامه الکترونیک
خبرنامه الکترونیک همان خبرنامه معمولی است که از طریق ابزار و فناوری های الکترونیکی و اینترنتی طراحی، تولید و ارسال می شود. تمام خبرنامه های الکترونیک دارای این ویژگی ها است:
١ – دریافت خبرنامه ها از طریق پست الکترونیکی افراد صورت می گیرد.
٢- فرستنده محتوایی را آماده می کند و آن را در قالب از پیش تعیین شده ای برای گروه بزرگی از افراد، شرکت ها یا سازمان ها ارسال می کند.
٣- برای ارسال خبرنامه یا از پست الکترونیک فرستنده یا از سیستم نرم افزاری وب سایت او استفاده می شود.
ملاحظات و ضرورت های راه اندازی خبرنامه الکترونیک
خبرنامه الکترونیک باعث ارتباط طولانی مدت با مشتری و ایجاد حس وفاداری او به سازمان یا شرکت خواهد شد. هر خبرنامه، قبل از هر چیز ارتباط سازمان با مشتری را محکم تر می کند. هزینه به دست آوردن مشتری جدید ۵ برابر هزینه نگه داشتن مشتریان سابق است.
خبرنامه الکترونیک، تلاش های شرکت ها را در امر تجارت قوت می بخشد. وجود خبرنامه نه تنها منافاتی با داشتن وب سایت، تبلیغات یا مسائل دیگر تجاری ندارد، بلکه باعث تقویت آن ها می شود. خبرنامه با ایجاد پالس های منظم در واقع مانند قلب تجارت شرکت عمل و دیگر تلاش ها را به یکدیگر متصل کرده و نتایجی سریع و قابل محاسبه دارد متولیان تبلیغات و سرمایه گذاران در این زمینه همگی به دنبال معیارهایی هستند که بتوانند تاثیرات تبلیغات خود را محاسبه کنند. اما تکنیک های اینترنتی کاملا قابل پی گیری است. به طور مثال: بعد از ارسال هر خبرنامه، می توان به آسانی تعداد اشخاصی که خبرنامه را باز کرده اند یا نام اشخاصی که روی لینک خاصی کلیک کرده اند، بررسی کرد. در واقع معیارهای اینترنتی در هر لحظه قابل محاسبه است.
تبدیل خبرنامه چاپی به الکترونیک
خبرنامه های موجود چاپی سازمان را می توان در سریع ترین زمان ممکن به نسخه الکترونیک تبدیل و آن را به سرعت به ده ها هزار نفر در سراسر جهان ارسال کرد.مهم ترین منفعتی که در تبدیل نشریات چاپی به نسخه الکترونیکی وجود دارد، صرفه جویی در زمان و هزینه چاپ و ارسال آن می باشد.
مزیت های خبرنامه الکترونیک
از مزیت های خبرنامه های الکترونیک این است که به حفظ محیط زیست کمک خواهد کرد و استفاده از کاغذ را تا حد بسیار زیادی کاهش خواهد داد. از دیگر مواردی که جزو مهم ترین مزایای مجلات الکترونیک است می توان به اطلاع رسانی لحظه ای، دسترسی سریع به اطلاعات، کاهش حجم نامه های اداری و بایگانی، پایین آوردن هزینه ها (چاپ و انتشار، برگزاری نمایشگاه) و همچنین فراگیر و فرامرز بودن آن اشاره کرد.
بازاریابی الکترونیک
ارتباط مستمر با مخاطبان، بازدیدکنندگان و مشتریان بالقوه یا اعضای یک گروه یا انجمن و نیز اعضای یک سایت اینترنتی، با استفاده از امکانات و تسهیلات و خدمات مبتنی بر اینترنت یک نوع بازاریابی اینترنتی به شمار می رود.
بازدیدکنندگان و مخاطبان سایت های اینترنتی، هر روز با سایت های متعدد و بسیاری در حال تعامل هستند و یا تنها از آن ها بازدید می کنند؛ به همین لحاظ، از آنجا که به دنبال جست وجوی اطلاعات موثق و مفید هستند و از سوی دیگر در کارشان« عجله» دارند، فراموش کردن محتوا و آدرس (URL) سایت ها و در عین حال مراجعه نکردن در دفعات بعدی به آن ها امری طبیعی است.
ارتباط تعاملی خبرنامه های الکترونیک با وب سایت سازمانی
چگونه می توان کاری کرد که بازدید کنندگان سایت بار دیگر به آن سایت بازگردند؟ پاسخ این است: خبرنامه های الکترونیک برای ارتباط دائمی با مخاطبان بالقوه یا بالفعل سایت، طراحی و پیاده سازی، ارسال و مدیریت می شوند. خبرنامه های الکترونیکی به عنوان یکی از پرطرفدارترین، قوی ترین و سودمندترین ابزارهای بازاریابی از طریق اینترنت شناخته می شود و بسیاری از شرکت ها و موسسه های بزرگ خارجی از آن به خوبی استفاده می کنند و بسیاری از کاربران اینترنتی نیز از دریافت آنها خشنودند.نامه های الکترونیک در سریع ترین زمان ممکن اطلاعات سازمانی را به دست مخاطبان می رساند.
فایده خبرنامه الکترونیک چیست؟
کمترین فایده آن این است که مخاطب قدرت انتخاب در نوع اطلاعات دریافتی را دارد. یعنی این مخاطب است که به میل خود در یک خبرنامه عضو می شود و اطلاعات دریافت می کند. این اطلاعات در صندوق پستی او وارد می شود و سر فرصت آن ها را مطالعه خواهد کرد.
چگونه خبرنامه الکترونیک تولید و منتشر کنیم؟
بحث طراحی، تهیه و تنظیم، ارسال و مدیریت «خبرنامه های الکترونیکی» ریزه کاری ها و نکات فنی زیادی دارد و در مورد آن باید از همان ابتدا با دانش و آگاهی کافی، گام های عملی برداشت. سیستم ارسال خبرنامه درCMS و کنترل پانل هاستینگ بسیاری از وب سایت های جدید وجود دارد. در غیر این صورت برنامه نرم افزاری آن باید نوشته و به عنوان یک تکه کد جدید به قالب سایت سازمانی اضافه شود. برای تولید یک خبرنامه الکترونیک بسته به موضوع و قالب آن، می توان از نرم افزارهای فتوشاپ، کورل، فلش، دایرکتور یا حتی مجموعه های آفیس و آدوب استفاده کرد. راه دیگر، تولید خبرنامه در قالب نشریه الکترونیک و ارسال آن به صورت دوره ای به مخاطبان است. این امر می تواند از طریق ایمیل یا سیستم ارسال خبرنامه سرور وب سایت سازمان انجام شود.
تولید خبرنامه در قالب اطلاعیه خبری نیز از دیگر روش های مرسوم است. همچنین امکان تولید خبرنامه در قالب لینک به مطالب سایت و تولید خبرنامه به شکل کارهای گرافیکی با نرم افزار های مختلف میسراست.
فرآیندهای تولید و ارسال خبرنامه الکترونیک
٣بخش اصلی در فرآیند تولید و ارسال خبرنامه وجود دارد:
١-محتوا:
شامل محتوای درون خبرنامه است و می تواند حاوی خبر، مقاله، لینک، عکس، نشریه، دعوت نامه، اطلاعیه یا هر محتوای دیگر باشد.
٢- قالب:
خبرنامه مانند مجلات و نشریات دیگر باید ظاهر یکسانی داشته باشد. ویژگی هایی مانند فونت، عکس های گرافیکی، بخش بندی، تیترها، لینک ها و طبقه بندی مطالب نباید در نسخه های مختلف تغییر زیادی کند.
٣ – مدیریت ارسال:
هنگامی که بخش های محتوا و قالب خبرنامه ایجاد شد، خبرنامه باید برای مشترکان یا مشتریان یا گروهی از افراد که اسامی آن ها در فهرست از پیش تعیین شده ای قرار دارد، ارسال شود.
برای برقراری ارتباط موثر با مخاطبان و مشتریان، وجود سیستم خبرنامه الکترونیک در بخش روابط عمومی یک سایت یا وبلاگ بسیار ضروری است؛ این بخش در سیستم مووبل تایپ (یکی از نرم افزارهای پرکاربرد متن باز محبوب ایرانیان) نیز پیش بینی و قرار داده شده است.
عوامل موفقیت خبرنامه های الکترونیک
وب سایت به تنهایی نمی تواند بازدیدکنندگان را به مشتری تبدیل کند. بیشتر ملاقات کنندگان سایت به راحتی از کنار آن می گذرند و بدون آن که با شما تماس بگیرند، از آن خارج می شوند و شما یک مشتری را از دست می دهید. خبرنامه در واقع وسیله ای است که برای شما اعتبار و اعتماد جلب می کند و از همه مهم تر شما را همیشه در ذهن آنها نگه می دارد.راهکارهای زیر از اساسی ترین عوامل موفقیت خبرنامه هاست:سعی کنید در صدر ذهن آن ها باشید. سعی کنید مطالب مناسب و مورد علاقه آن ها باشد. با لحنی صمیمانه و خودمانی با آن ها صحبت کنید. خلاصه بگویید؛ جذاب و متفاوت باشید. روی خوانندگان تمرکز کنید. یک نمونه از خبرنامه در اختیار خواننده بگذارید. محتوای تبلیغاتی را محدود کنید. زمان بندی را رعایت کنید.
